DOWNWARD DAN UPWARD COMMUNICATION

TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI ADMINISTRASI

FISIP UNIVERSITAS JEMBER

Dosen Pengampu: Dr. Selfi Budi Helpiastuti, S.Sos. M.Si

Berikan contoh Downward Communication dan Upward Communication !

1.    Downward Communication yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Downward Communication dapat berupa:

a.      Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (Job intruction).

Contohnya adalah Kepala Bagian Tata Usaha memberikan informasi mengenai struktur pembuatan sertifikat kepada Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan, sehingga Kasubbag kemahasiswaan secara otomatis memberikan informasi tersebut kepada mahasiswa agar tidak salah dalam membuat sertifikat. Penjelasan tersebut dapat didialogkan sebagai berikut:

Pak Agung menunjukkan contoh sertifikat sekaligus menjelaskan kepada Bu Probo

“ Bu, struktur sertifikat seperti ini. Tidak boleh logo dijadikan background, tulisan harus jelas, tanda tangan jabatan tertinggi harus paling bawah, dan nomor surat di tulis setelah semua sertifikat dicetak. Mungkin masih ada yang Ibu bingungkan? Nanti kalau misalkan ada hal-hal yang kurang dimengerti, Ibu bisa ke ruangan saya. Terimakasih ya Bu”.

b.      Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (Job retionnale).

Contohnya adalah Ketua Umum UKMK memberikan penjelasan kepada Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi pentingnya mengupload foto-foto kegiatan secara rutin. Penjelasan tersebut dapat didialogkan sebagai berikut:

Putri    : Dzul, hasil dokumentasi kegiatan Seminar sudah kamu upload di instagram?

Dzul    : Belum put, besok-besok aja sekalian sama kegiatan yang lain.

Putri    : Lho, jangan begitu. Kalau bisa kita upload fotonya itu teratur, biar kelihatan teratur juga proker kita. Kalau semua di upload akhir periode, ya malah bosen yang lihat. Bukan itu saja, followers kita bisa berkurang lho, karena dikira UKMK pasif nggak ada kegiatan. Begitu lho Dzul. Segera di upload ya. Kalau nggak ada paketan, bisa pakai Wifi. Oke. Semangat-semangat!

Dzul    : Wah, nggak nyangka sampai begitu ya. Oke deh, aku usahakan minggu ini sudah aku upload di instagram. Terimakasih sudah mengingatkan.

Putri    : sama-sama J

c.       Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (Procedures and Practices).

Contohnya adalah Wakil Dekan III menyampaikan informasi kepada panitia kegiatan REKAN tentang peraturan dalam pelaksanaan kegiatan. Penjelasan tersebut dapat didialogkan sebagai berikut:

Bu Anas menunjukkan buku pedoman kegiatan mahasiswa sambil menjelaskannya “Kalian nanti harus tepat waktu ya, jangan sampai larut malam. Di peraturan yang ada dalam buku pedoman ini sudah diatur. Kalau sampai melanggar, kegiatan-kegiatanmu selanjutnya tidak akan saya acc. Oke”.

d.      Pemberian motivasi kepada karyawan atau bawahan untuk bekerja lebih baik.

Contohnya adalah Kasubbag kemahasiswaan selalu memberi motivasi kepada mahasiswa saat mahasiswa mengalami kesulitan dan hambatan, baik dalam kegiatan maupun hal-hal yang bersifat pribadi. Bu probo selalu bilang bahwa semua yang kita lakukan pasti berguna di masyarakat, jangan mudah putus asa, dan kamu pasti bisa. Dengan demikian, mahasiswa cenderung semangat lagi dan terus berupaya untuk menjadi yang lebih baik lagi.

2.    Upward Communication yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahannya (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Upward Communication dapat berupa:

a.      Penyampaian informasi tentang persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan.

Contohnya adalah mahasiswa menginformasikan kepada Bu Probo selaku Kasubbag kemahasiswaan bahwa proposal kegiatan tidak mendapat acc karena dana fakultas tidak cukup untuk mendanai kegiatan tersebut, sehingga kegiatan tidak dapat dilaksanakan.

b.      Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.

Contohnya adalah saat rapat kerja atau rapat koordinasi, Pimpinan memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk memberikan kritik dan saran agar dapat diperbaiki bersama, demi kebaikan bersama.

c.       Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Contohnya adalah kegiatan Hearing yang pernah dilaksanakan oleh BEM FISIP. Seluruh ketua ormawa dihimpun dan menyampaikan keluh kesah dalam melaksanakan tugasnya yang bersangkutan dengan birokrasi dekanat. Hearing tersebut dihadiri oleh pejabat dekanat dan seluruh perwakilan ornawa.