TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI ADMINISTRASI
FISIP UNIVERSITAS JEMBER
Dosen Pengampu: Dr. Selfi Budi Helpiastuti, S.Sos. M.Si
Berikan contoh Downward Communication dan Upward
Communication !
1.
Downward
Communication yaitu
komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Downward Communication dapat berupa:
a.
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (Job intruction).
Contohnya adalah Kepala Bagian Tata Usaha memberikan
informasi mengenai struktur pembuatan sertifikat kepada Kepala Sub Bagian
Kemahasiswaan, sehingga Kasubbag kemahasiswaan secara otomatis memberikan
informasi tersebut kepada mahasiswa agar tidak salah dalam membuat sertifikat. Penjelasan
tersebut dapat didialogkan sebagai berikut:
Pak Agung menunjukkan contoh sertifikat sekaligus
menjelaskan kepada Bu Probo
“ Bu, struktur sertifikat seperti ini. Tidak boleh
logo dijadikan background, tulisan harus jelas, tanda tangan jabatan tertinggi
harus paling bawah, dan nomor surat di tulis setelah semua sertifikat dicetak. Mungkin
masih ada yang Ibu bingungkan? Nanti kalau misalkan ada hal-hal yang kurang
dimengerti, Ibu bisa ke ruangan saya. Terimakasih ya Bu”.
b.
Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas
perlu untuk dilaksanakan (Job retionnale).
Contohnya adalah Ketua Umum UKMK
memberikan penjelasan kepada Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi pentingnya
mengupload foto-foto kegiatan secara rutin. Penjelasan tersebut dapat
didialogkan sebagai berikut:
Putri :
Dzul, hasil dokumentasi kegiatan Seminar sudah kamu upload di instagram?
Dzul :
Belum put, besok-besok aja sekalian sama kegiatan yang lain.
Putri : Lho, jangan begitu. Kalau bisa kita upload
fotonya itu teratur, biar kelihatan teratur juga proker kita. Kalau semua di
upload akhir periode, ya malah bosen yang lihat. Bukan itu saja, followers kita
bisa berkurang lho, karena dikira UKMK pasif nggak ada kegiatan. Begitu lho
Dzul. Segera di upload ya. Kalau nggak ada paketan, bisa pakai Wifi. Oke.
Semangat-semangat!
Dzul : Wah, nggak nyangka sampai begitu ya. Oke
deh, aku usahakan minggu ini sudah aku upload di instagram. Terimakasih sudah
mengingatkan.
Putri :
sama-sama J
c.
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan
yang berlaku (Procedures and Practices).
Contohnya adalah Wakil Dekan III menyampaikan
informasi kepada panitia kegiatan REKAN tentang peraturan dalam pelaksanaan
kegiatan. Penjelasan tersebut dapat didialogkan sebagai berikut:
Bu Anas menunjukkan buku pedoman kegiatan mahasiswa sambil
menjelaskannya “Kalian nanti harus tepat waktu ya, jangan sampai larut malam. Di
peraturan yang ada dalam buku pedoman ini sudah diatur. Kalau sampai melanggar,
kegiatan-kegiatanmu selanjutnya tidak akan saya acc. Oke”.
d.
Pemberian motivasi kepada karyawan atau bawahan
untuk bekerja lebih baik.
Contohnya adalah Kasubbag kemahasiswaan
selalu memberi motivasi kepada mahasiswa saat mahasiswa mengalami kesulitan dan
hambatan, baik dalam kegiatan maupun hal-hal yang bersifat pribadi. Bu probo
selalu bilang bahwa semua yang kita lakukan pasti berguna di masyarakat, jangan
mudah putus asa, dan kamu pasti bisa. Dengan demikian, mahasiswa cenderung
semangat lagi dan terus berupaya untuk menjadi yang lebih baik lagi.
2.
Upward
Communication yaitu
komunikasi yang terjadi ketika bawahannya (subordinate) mengirim pesan kepada
atasannya. Upward Communication dapat
berupa:
a.
Penyampaian informasi tentang persoalan pekerjaan
ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan.
Contohnya adalah mahasiswa menginformasikan kepada
Bu Probo selaku Kasubbag kemahasiswaan bahwa proposal kegiatan tidak mendapat
acc karena dana fakultas tidak cukup untuk mendanai kegiatan tersebut, sehingga
kegiatan tidak dapat dilaksanakan.
b.
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
Contohnya adalah saat rapat kerja atau rapat
koordinasi, Pimpinan memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk memberikan
kritik dan saran agar dapat diperbaiki bersama, demi kebaikan bersama.
c.
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya
sendiri maupun pekerjaannya.
Contohnya adalah kegiatan Hearing yang pernah
dilaksanakan oleh BEM FISIP. Seluruh ketua ormawa dihimpun dan menyampaikan
keluh kesah dalam melaksanakan tugasnya yang bersangkutan dengan birokrasi
dekanat. Hearing tersebut dihadiri oleh pejabat dekanat dan seluruh perwakilan
ornawa.
